In een recente uitspraak heeft Hof Den Bosch in hoger beroep de door de inspecteur aangebrachte correcties en boetes met betrekking tot aftrekposten in de vennootschapsbelasting bevestigd. De zaak draaide om een bedrijf dat verschillende kosten heeft opgevoerd als aftrekposten, maar er niet in slaagde om voldoende bewijs te leveren voor het zakelijke karakter van deze uitgaven.

De aftrekposten onder de loep

De belastingplichtige, een vennootschap waarvan de aandelen via een holding in handen zijn van een particuliere eigenaar, bracht tussen 2011 en 2014 diverse kosten in aftrek op de winst. De inspecteur stelde tijdens een boekenonderzoek echter vast, dat deze kosten onzakelijk waren. Dit leidde tot correcties op de winst en tot oplegging van (navorderings)aanslagen en boetes.

De betwiste kosten bestonden onder andere uit:

• representatiekosten: uitgaven voor het onderhouden van zakelijke relaties, die volgens de belastingplichtige aftrekbaar waren;
• kantinekosten: kosten voor voedsel en drank op kantoor, opgevoerd als noodzakelijke bedrijfsuitgaven;
• reiskosten: kilometers gemaakt voor zakelijke reizen, waaronder ritten van de dochter van de eigenaar;
• administratie- en advieskosten: uitgaven voor diensten van derden, die volgens de belastingplichtige betrekking hadden op belastingaangiften;
• diefstal van contant geld: een bedrag aan gestolen contant geld, opgevoerd als zakelijk verlies.

De belastingplichtige voerde aan dat al deze kosten noodzakelijk waren voor de bedrijfsvoering en daarom aftrekbaar zouden moeten zijn. Daarnaast stelde zij dat de opgelegde boetes onterecht waren, omdat volgens haar geen sprake was van opzet of grove schuld.

De bezwaren van de inspecteur

De inspecteur betwistte het zakelijke karakter van de opgevoerde kosten en stelde dat de belastingplichtige onvoldoende bewijs had geleverd om de aftrekposten te rechtvaardigen. De inspecteur maakte onder meer de volgende opmerkingen:

• representatie- en kantinekosten: er was geen gedetailleerde administratie overgelegd die het zakelijke karakter van deze uitgaven onderbouwde. Er ontbraken bijvoorbeeld concrete bewijzen, die de relatie tussen de kosten en de bedrijfsactiviteiten konden aantonen;
• reiskosten: de inspecteur betwijfelde het zakelijke karakter van alle opgevoerde reiskosten, met name de ritten van de dochter van de eigenaar, die volgens hem geen directe zakelijke noodzaak hadden;
• administratie- en advieskosten: er waren geen facturen of andere documenten overgelegd om aan te tonen dat deze kosten daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden waren gemaakt;
• diefstal van contant geld: de inspecteur vond het niet aannemelijk dat het gestolen geld verband hield met de zakelijke activiteiten en beschouwde dit verlies daarom niet als een aftrekbare kostenpost.

Daarnaast stelde de inspecteur dat de belastingplichtige opzettelijk of met grove schuld onjuiste aangiften had ingediend, hetgeen de opgelegde vergrijpboetes volgens hem rechtvaardigde.

Oordeel van het hof

Het hof stelt de inspecteur in het gelijk en oordeelt dat de correcties en opgelegde boetes terecht zijn. Het hof benadrukt dat het de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige is om aan te tonen dat de opgevoerde kosten zakelijke uitgaven zijn. In dit geval was de belastingplichtige daar niet in geslaagd. Voor de representatiekosten, kantinekosten en administratie- en advieskosten ontbrak bijvoorbeeld specifieke documentatie die het zakelijke karakter kon aantonen. Ook voor de reiskosten van de dochter van de eigenaar en het verlies door de diefstal van contant geld was de onderbouwing onvoldoende. Het hof vindt de vergrijpboetes gerechtvaardigd, omdat de belastingplichtige volgens het hof opzettelijk onjuiste aangiften heeft ingediend. De boetes zijn eerder in de procedure al gematigd vanwege een overschrijding van de redelijke termijn en verdere matiging acht het hof niet nodig.

Conclusie en tips voor ondernemers

Het hoger beroep van de belastingplichtige is ongegrond verklaard. De opgelegde (navorderings)aanslagen en boetes blijven in stand. Deze zaak benadrukt het belang van een zorgvuldige en gedetailleerde administratie.

Tips:

• Documenteer zorgvuldig: zorg voor gedetailleerde en toegankelijke bewijzen, die het zakelijke karakter van uitgaven kunnen aantonen.
• Wees transparant: houd een duidelijke administratie bij van alle zakelijke uitgaven, inclusief facturen en andere ondersteunende documenten.
• Wees voorbereid op controle: realiseer u dat de bewijslast bij u ligt. De inspecteur kan op elk moment om aanvullende onderbouwing vragen.

Door deze maatregelen te nemen kunt u wellicht onnodige geschillen en boetes voorkomen.